Delegiranje je umijeće, nešto što ima svoja pravila i zakonitosti i nešto što se dugo uči. Iako ne postoji čarobna formula za delegiranje, dobro je slijediti ove faze u delegiranju:
Pogledajte detaljno listu svojih prioriteta i izaberite one zadatke koje mogu drugi učiniti umjesto vas.
Mada je taj odabir često specifičan, postoje neka područja koja biste trebali uzeti u obzir za delegiranje kao što su npr.:
Prilikom odabira zadatka i projekata za delegiranje, uzmite u obzir i pravila dobrog upravljanja vremenom:
Evo samo malo primjera koji su to zadaci koje možete delegirati:
Tko bi vam mogao pomoći? Da li su osobe spremne i sposobne to napraviti? Obratite pažnju na opterećenost poslom svih članova vašeg tima!
Prilikom odabira osobe kojoj ćete delegirati, uzmite u obzir WIIFM factor (What’s In It For Me?). Što više osoba vidi koristi za sebe u preuzimanju vašeg zadatka, to će biti veća motivacija, a i bolji konačni rezultati.
Ako imate više članova u svom timu, napravite tablicu u kojoj ćete zabilježiti koja su znanja i vještine karakteristične za neku osobu (npr. Maja – izrada prezentacija, Ante – prikupljanje podataka, Sanja – pravljenje izvještaja i sl)
Bitno je da osobi kojoj delegirate posao date i moć i podršku u provođenju tog zadatka (zaboravite na micro-management!)
Objasnite što točno želite i do kojeg roka.Definirajte ciljeve i budite otvoreni za pitanja.Koristite jasan i jednostavan riječnik, prilagodite ga vašem sugovorniku i dajte mu dovoljno vremena za pitanja koja će pomoći da se zadaci obave brzo i kvalitetno.
Ovisno o stupnju znanja i vještina osobe kojoj ste delegirali posao, ponudite trening, mentoriranje ili coaching. Dogovorite unaprijed sastanke na kojima ćete revidirati dosadašnji tijek ispunjavanja zadatka. Ti sastanci mogu biti na dnevnoj ili tjednoj bazi, ovisno o dužini trajanja projekta, a pomoći će vam da na vrijeme reagirate u slučaju da nešto krene u krivom smjeru.
Prepoznajte trud koji je osoba uložila – to ne moraju biti nikakve financijske nagrade, često je i sama pohvala dovoljan poticaj da vam osoba i drugi put pomogne.
Budite svjesni toga da je delegiranje dobrovoljan ugovor između vas i osobe kojoj ste delegirali posao. Vi dajete posao koji treba biti obavljen, a za uzvrat pomažete osobi u učenju i napretku.
Naučite iskazati svoju zahvalnost i više nikada nećete imati problema da dobijete pomoć od drugih. Nije neka mudrost, al često na to zaboravimo, zar ne?
